ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ФИРМЕ: ТРИ ВЗГЛЯДА НА ОДНУ ПРОБЛЕМУ.

Представим ситуацию: производственная фирма получила заказ на партию товара. Заявка из отдела маркетинга поступила в производственный отдел, те запросили нужные материалы из отдела снабжения - процесс пошел. Партия была выпущена... Но тут оказалось, что заказ не оплачен: то ли заявка не дошла до бухгалтерии, то ли затерялась там, а цех, прежде чем запускать производство, не поинтересовался, выставлен ли счет заказчику. Итог: гора "ничьей" продукции на складе, и неизвестно, кто виноват.

Чтобы таких ситуаций не было, процесс прохождения документов на фирме должен быть тщательно отлажен. Для этого существуют различные пути. Какие же именно?

УЧЕТ И КОНТРОЛЬ.

Прежде всего, должна быть четко определена генеральная стратегия предприятия, считает Павел Гориславцев, генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы "Что делать Консалт":

"Предприятие, на котором работает 50-70 человек, неизбежно сталкивается с вышеуказанной проблемой. При этом в большинстве фирм она никак не решается. И напрасно, потому что слаженность работы компании и дисциплина тесно связаны с успехами на рынке. Недостатки в процессе документооборота коренятся в несовершенстве построения самой организации, отношений внутри нее.

Предприятие, даже малое, схоже с государством и, подобно государству, должно функционировать на основе эффективных законов. Другими словами, должен быть в наличии разумный элемент бюрократии. Прежде всего следует начать со стратегического планирования: директор компании по своему характеру должен быть лидером и иметь представление о перспективах развития компании хоть на 45 лет вперед. На основе видения задач, которые ставит перед собой фирма, мы советуем составить некий основной документ, нечто вроде конституции (мы называем его декларация компании), в котором будет описана функциональная (кто что делает) и структурная схемы предприятия (кто кому подчиняется). Функциональную схему следует составлять в первую очередь. На основании этих схем расписываются должностные инструкции каждого сотрудника. Для чего это нужно? Когда точно известно, кто, что и в каком порядке делает, не может быть сбоев в работе компании, в том числе в процессе документооборота. Не надо бояться начинать все "с начала", даже давно существующие фирмы могут (если не должны) последовать этому совету. Эти положения может самостоятельно, исходя из своего опыта, составить сам директор.

Как проследить за сотрудниками? У каждого из них должен быть план работы на год, месяц и даже день. Это проверяет его непосредственный начальник. Полезно, если сотрудник каждый день составляет отчет о проделанной работе".

ЕЖОВЫЕ РУКАВИЦЫ - НЕ ДЛЯ ВСЕХ.

Несколько иначе смотрит на проблему контроля Филипп Федулов, генеральный директор фирмы "ЛТ Консалтинг":

"Сбои в процессе документооборота проистекают либо из-за некомпетентности, разболтанности сотрудников, либо из-за неоправданной усложненности самого механизма прохождения документов через различные службы предприятия. Если для утверждения того или иного решения документ должен пройти не через одни руки и собрать с десяток подписей, то немудрено, что этот процесс по каким-либо причинам может затянуться.

Чтобы заставить своих сотрудников более ответственно подходить к своей работе и вообще действовать оперативно, необходима положительная мотивация. Лучшим выходом будет назначение одного из них ответственным за правильное и своевременное прохождение документа по отделам. Здесь важен не только (и не столько) "кнут", но и "пряник" в виде премии за образцовое выполнение возложенной задачи.

В случаях, когда документов много и процедура их оформления и утверждения усложнена, имеет смысл построить централизованную систему учета, ввести на предприятии должность делопроизводителя, задачей которого будет контроль за всем процессом документооборота. Необходимо отметить, что контроль лишь тогда эффективен, когда точно известно, в чем состоит норма. Другими словами, сам механизм документооборота (порядок прохождения через отделы, сроки подписания) должен быть детально расписан и известен всем участвующим в нем сотрудникам.

Тем не менее детализация не должна быть чрезмерной. Например, встречаются предложения составить как можно больше нормативных документов, в которых в подробностях были бы расписаны все действия и обязанности всех сотрудников. Подобная "бюрократическая" система хороша тем, что работает стабильно, но при этом она сковывает инициативу сотрудников. В "ежовых рукавицах" имеет смысл держать некоторых рядовых сотрудников, секретаря, например (ему вряд ли стоит проявлять личную инициативу), однако никак нельзя нормировать все действия управленческого звена.

Как отслеживать исполнение сотрудниками своих обязанностей? Есть два способа: по результатам работы (этот способ лучше всего подходит для контроля за работой менеджеров) и при помощи промежуточных индикаторов - например, еженедельных отчетов (этот более "жесткий" подход применим к рядовым сотрудникам)".

"СОТРУДНИК ДОЛЖЕН РАБОТАТЬ, А НЕ ПИСАТЬ ОТЧЕТЫ".

Вот как считает один из предпринимателей, с которыми мы беседовали на эту тему: "Я думаю, что необходимость наладить документооборот встает прежде всего перед производителями, так как его объем здесь больше, чем у торгующих малых предприятий.

Моя компания состоит из двух отделов: производственного и сбытового, и в каждом из них отдельный документооборот. Я не считаю свою практику идеальной: например, начальник производственного отдела явно тяготеет к "бюрократическим" методам управления, его подчиненные пишут бесконечные акты. Такой контроль эффективен своей жесткостью, но убивает много драгоценного рабочего времени. Люди занимаются не своими прямыми обязанностями. В качестве идеала я вижу компьютеризацию процесса отчетности: вместо того, чтобы тратить горы бумаги и путаться в них, лучше все заносить в базы данных и при необходимости отсылать отчеты и акты по электронной почте. Кроме того, имеет смысл назначить ответственного сотрудника".

Таким образом, у руководителя есть выбор: ужесточение контроля путем составления максимального количества актов либо создание отдела, обязанностью которого станет отладка и отслеживание механизма работы фирмы. Выбор стратегии зависит не только от вашего стиля руководства, но и от тех задач, которые фирма ставит перед собой.

Армен Каладжян.

  00:04 21.05